大型会议活动的前期策划注意事项

设计制作:南京共欢庆典   发表时间:2019/9/20 20:51:49

  大型会议活动的前期策划注意事项


  大型会议活动的前期策划主要以下五个方面。


  第一步:初步策划/预估预算


  初步策划:首先是你活动的目的是什么?造势策划执行过多场500余人的活动,涉及接引、住宿、例会、晚宴、表演,等环节,此档次年会预算总费用在50W起步,大部分费用是场地的住宿、例会餐饮;


  预算:你要达到什么样的效果?这个和你预算有很大的关系,预算多,能折腾的样式的也多,作为甲方你第一需要对接的就是本公司负责人,再联系酒店和深圳会议策划公司做出阐述活动大概规模结合三方建议估出大概预算上报审批;


  第二步:后勤人员组织和时间安排


  做出具体工作职责表和时间进度表,留有足够的时间准备,大型会议建议提前30天准备,给活动视觉设计留有足够的时间,并且通知深圳会议策划公司,把场地物料布置和表演部分外包出去;


  一定要有书面执行方案,总负责人,责任到人,定期例会通报进度。


  第三步:酒店选址


  参考多家市内同档次酒店,并逐一实地调研,建议参考交通便利,离市中心区远的高档酒店;而且最好能试吃试住,酒店定好后带深圳会议策划公司实地测量场地,并和公司行政部门确定与会人员名单,交于深圳会议策划公司设计邀请函,并送出。


  第四步:会议物料布置和与会用品采购


  这两个可以交给专业的深圳会议策划公司和公司采购,


  第五步:会议执行


  提前一到两天多开彩排会议,保证随时有问题随时有人解决,其实以我个人的经验来看,只要前期策划方案做的够详细,中间执行环节不拖延,基本上没有太大问题。


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